Privacy beleid Algemene Verordening Gegevensbescherming Oranjevereniging Ochten-Eldik.
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Deze verordening is bedoeld om burgers inzicht en rechten te geven ten aanzien van het verzamelen, verwerking en gebruik van persoonsgegevens door derden en de bescherming tegen gebruik zonder toestemming van deze gegevens.
Als Oranjevereniging Ochten-Eldik ontvang wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld vrijwilligers, amateurartiesten en ondernemers. Daarom valt ook onze Vereniging binnen deze verordening.
Algemeen
Onder persoonsgegevens wordt verstaan elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat (combinatie van) informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:
- Naam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s.
- Nummer paspoort/Identiteitsbewijs
- Bankrekeningnummer.
Gebruik persoonsgegevens
Vrijwilliger
Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, leeftijd en voorkeurdagdeel inzet
Gebruik: planning inzet en correspondentie met vrijwilliger
Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het Vereniging email adres van het coördinerend bestuurslid.
Op Koningsdag vindt registratie plaats van feitelijke inzet en registratie van ontvangen vergoeding (handtekening voor ontvangst). Na afloop van Koningsdag gaat de registratie naar de penningmeester voor controle en opleg t.b.v. de financiële verantwoording.
Oranjemarkt
Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, beschrijving handelswaar, aantal kramen, eventuele aansluiting 220 V.
Gebruik: planning inzet, opstellen rekening en correspondentie met kraamhouder. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het email adres van het coördinerend bestuurslid. Op basis van de inschrijving ontvangt de kraamhouder een rekening van de penningmeester.
Ondernemers
Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, eventueel bedrijfsnaam, KvK nummer, voorkeur voor standplaats, elektriciteit, informatie over kraam en handelswaar en akkoord Voorwaarden. Gebruik: planning inzet, controle inschrijving KvK, opstellen rekening en correspondentie met ondernemer.
Contact
Gegevens: naam, emailadres en bericht
Gebruik: correspondentie met vragensteller. Verspreiding: invullen vindt plaats op contactpagina van de website. Na invullen en verzenden van de vraag gaat deze rechtstreeks naar het email adres van coördinerend bestuurslid. Na beantwoorden of doorsturen vraag naar verantwoordelijk bestuurslid vindt voor evaluatiedoeleinden opslag plaats van de ontvangen vraag en het eventuele antwoord.
Foto’s
Gegevens: tijdens Koningsdag maken bestuursleden van Oranjevereniging Ochten-Eldik en een fotograaf in opdracht van de Oranjevereniging Ochten-Eldik foto’s van het evenement.
Gebruik: Voor publicatie op Facebook en de website oranjeverenigingochteneldik.nl
Verspreiding; publiek door plaatsen op website en/of Facebook. Een bestuurslid is verantwoordelijk voor de inhoud (content) van de website en Facebook. Mocht iemand die zichtbaar is op een foto tegen het gebruik ervan bezwaar maken dan zullen we deze direct verwijderen.
Leveranciers (bedrijven die in opdracht producten of diensten leveren)
Gegevens: NAW, telefoonnummer, emailadres, KvK nummer, bedrijfsnaam
Gebruik: correspondentie en verwerking in de leveringsovereenkomst en facturering
Verspreiding: Bestuursleden/programmamakers benaderen bedrijven voor het leveren van producten of diensten. Leverancier en Vereniging stellen op basis van gemaakte afspraken een overeenkomst op. Na Koningsdag ontvangt de penningmeester de factuur. Deze blijft bij de penningmeester voor controle, uitbetaling en opleg t.b.v. de financiële verantwoording.
Rechten
Personen waarvan de Vereniging de persoonsgegevens heeft genoteerd hebben het recht tot inzage van deze gegevens. Een verzoek hiertoe kan men indienen bij de secretaris Oranjevereniging Ochten-Eldik (oranjeverenigingochten.eldik@live.nl)
Klachten
Indien de persoon waarvan de Vereniging persoonsgegevens heeft genoteerd een klacht heeft over de wijze waarop de Vereniging met zijn/haar gegevens omgaat, dan kan men een klacht indienen bij de toezichthouder persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Datalekken
De Vereniging is verplicht alle datalekken intern te documenteren en te melden aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging en opslag persoonsgegevens
Binnen de Vereniging zijn bestuursleden/programmamakers verantwoordelijk voor de organisatie van de te voren vastgestelde activiteiten. Zij treden hiervoor op als coördinerend bestuurslid/programmamaker. De coördinerende bestuursleden/programmamakers ontvangen informatie over de aangeleverde persoonsgegevens voor zover dit vanuit hun taak als coördinerend bestuurslid/programmaker noodzakelijk is. Zij ontvangen deze informatie op hun verenigings- of privé emailadres, of telefonisch of via de post. Zij zijn in persoon verantwoordelijk voor het beheer en gebruik van deze gegevens voor het doel waarvoor ze zijn aangeleverd. Bij beëindiging van hun activiteiten binnen het bestuur stellen zij hun papieren en elektronische administratie beschikbaar of aan hun opvolger, anders aan de secretaris van de Oranjevereniging Ochten-Eldik.
Behandelaars persoonsgegevens
Binnen Oranjevereniging Ochten-Eldik zijn de bestuursleden/ programmamakers bevoegd tot de behandeling van persoonsgegevens gerelateerd aan hun taak binnen het bestuur. De behandeling van de persoonsgegevens van de bestuursleden/programmamakers vindt plaats door de secretaris van de Oranjevereniging Ochten-Eldik.
– Einde –